一、問題的提出

　　體系文件的有效控制管理，是體系有效運行的基礎(chǔ)保證。筆者發(fā)現(xiàn)，有相當一部分機構(gòu)在體系建設(shè)時，體系文件控制管理方法不科學(xué)，指導(dǎo)性不強，文件管理混亂、受控文件得不到有效控制、失效文件得不到及時更新、修改和廢止，文件流失和誤用失效文件的事件時有發(fā)生。這些問題影響了體系的運行質(zhì)量，因此有必要對體系文件的控制管理進行規(guī)范和加強。   

　　二、體系文件的控制管理對體系運行的影響

　　1.體系文件的控制管理將影響體系所用文件的符合性和有效性。體系的建立，要求將整個體系文件化，一般包括指導(dǎo)性體系文件和記錄性體系文件兩大類

　　指導(dǎo)性體系文件如管理手冊、程序文件等是體系文件的核心，它描述了機構(gòu)的性質(zhì)、組成、宗旨、目標、任務(wù)、資源配置、部門(人)職責(zé)和聯(lián)系等要素，并規(guī)定了進行每項工作所必要的依據(jù)、責(zé)任部門(人)、資源和具體程序；記錄性體系文件是對機構(gòu)體系運行情況的真實記載，它記錄了每項工作從計劃部署到實施、檢查、改進、問效、完成的全過程，是機構(gòu)按體系文件要求運行的證明文件。所以，如果在索取和制定指導(dǎo)性體系文件和記錄性體系文件時，不結(jié)合機構(gòu)的實際情況，不遵守體系文件控制管理程序，就會使指導(dǎo)性體系文件和記錄性體系文件與機構(gòu)的實際不符，失去指導(dǎo)意義，達不到真實準確記載體系運行情況的目的，對整個體系的運行質(zhì)量和完善效果將產(chǎn)生不良影響。

　　2.體系文件控制管理的符合性將影響指導(dǎo)性體系文件的指導(dǎo)效果

　　 不同機構(gòu)的內(nèi)部情況是各不相同的，從機構(gòu)的性質(zhì)、組成、資源配置到目標任務(wù)的確定都存在著很大差異，在制定指導(dǎo)性體系文件時，必須以機構(gòu)的實際情況和體系建立的具體要求為出發(fā)點，既求形式上的規(guī)范化，更求內(nèi)容上的實用化；既求整體要求的全面性，亦求具體要求的可操作性，使指導(dǎo)性體系文件具有切合實際的指導(dǎo)作用，否則將使指導(dǎo)性體系文件的指導(dǎo)效果大打折扣。

　　3.體系文件控制管理的有效性將影響體系運行的各個環(huán)節(jié)

　　在體系文件的索取與制定環(huán)節(jié)，要求機構(gòu)適時有效地索取體系運行所必須的指導(dǎo)性、政策性外來文件(如政策法規(guī)、標準、規(guī)范等)，作為體系運行的指導(dǎo)性體系文件，要求機構(gòu)適時有效地結(jié)合機構(gòu)實際制定體系內(nèi)部的指導(dǎo)性體系文件(如管理手冊、程序文件等)。在體系文件的審核確認環(huán)節(jié)，要求機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)實用性原則，對索取和制定的體系文件進行篩選和審核，對符合條件的予以確認并批準實施，納入機構(gòu)體系文件范圍。在體系文件的歸檔環(huán)節(jié)，要求機構(gòu)的責(zé)任者結(jié)合本機構(gòu)檔案的組成特點，對體系文件進行分類編碼、歸檔備案，并做好保密工作。在體系文件的使用、完善和處理環(huán)節(jié)，要求機構(gòu)嚴格按照程序的規(guī)定使用和完善體系文件，及時處理廢止文件。   

　　三、怎樣有效地進行體系文件的控制管理

　　1.確定體系文件控制管理責(zé)任部門(人)及其職責(zé)

　　該項工作是體系文件控制管理的前提條件之一。體系文件控制管理是一項業(yè)務(wù)性強、繁瑣而細致的工作，需要配備具有一定業(yè)務(wù)能力、責(zé)任心、工作耐心細致的人員，并賦予其相應(yīng)職權(quán)。機構(gòu)可根據(jù)現(xiàn)有人員職務(wù)、業(yè)務(wù)能力取向、工作特點等條件，選擇適合該項工作的比較優(yōu)秀的人員擔(dān)當此任，并根據(jù)機構(gòu)人員的整體布局來確定其職責(zé)。如果機構(gòu)的規(guī)模較大，也可設(shè)置或指派相應(yīng)部門專管或兼管此項工作。

　　2.確定文件化的體系文件控制管理程序

　　文件化的體系文件控制管理程序是機構(gòu)進行體系文件控制管理的重要依據(jù)和另一前提，機構(gòu)必須在資源條件允許的情況下，根據(jù)自己體系文件組成的特點制定該程序。該程序一般包括以下幾方面:(1)程序的目的和適用范圍，簡要闡述制定程序的目的和該程序在機構(gòu)中的適用范圍。(2)確定責(zé)任部門(人)和職責(zé)。(3)從文件索取和制定的范圍、原則、方法、過程等方面提出規(guī)定和要求。(4)對文件的意見征集、審核確認和批準實施過程和方法提出規(guī)定和要求。(5)確定體系文件的分類編碼、歸檔備案原則和方法，對體系文件的保密提出規(guī)定和要求。(6)確定體系文件使用及修改的原則和方法。(7)確定體系文件廢止及銷毀的原則和方法。

　　體系文件控制管理程序制定完成后，由機構(gòu)的管理層征求機構(gòu)相關(guān)人員的意見，結(jié)合意見修改、補充和完善后進行審核確認，無誤后批準實施。

　　3.嚴格按照程序文件的規(guī)定進行體系文件的控制管理，在實踐中不斷完善程序內(nèi)容

　　體系文件控制管理程序批準實施后，關(guān)鍵是將其應(yīng)用到體系的運行當中去，并不斷予以完善，使機構(gòu)的每名成員真正了解并在工作中嚴格遵守此程序。為此，機構(gòu)應(yīng)當經(jīng)常組織相關(guān)人員認真學(xué)習(xí)該程序；責(zé)任部門(人)嚴格按程序控制管理體系文件及時做好記錄的記載；機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層及時收集反饋來的意見，適時組織相關(guān)人員對該程序進行修訂，以求逐步完善。